Saiba porque a digitalização se tornou imprescindível as empresas e ao mundo dos negócios

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

É inegável o fato da vida ter se tornado digital, até porque mesmo sem querer estamos conectados pelo menos 50% do dia, seja em casa ou no trabalho. Também é fato que toda essa conectividade trouxe bastante facilidades para as nossas vidas, tanto no âmbito pessoal como no profissional. Ou você consegue passar um dia sem olhar seu aplicativo de mensagens ou mandar um e-mail?

Diante disso é cada vez mais notória as possibilidades que nos permitem documentos e arquivos em formato digital. Exemplo bem prático disso são as fotos (arquivos de imagem digital), áudios (arquivo de som digital) e vídeos que compartilhamos diariamente. Mas que se destaquem também os e-mails, que conseguem compartilhar todos os tipos de arquivos digitais, e os próprios computadores, uma das principais ferramentas de trabalho dos tempos modernos (se não a mais), que nos possibilitam criar e editar qualquer desses arquivos, como PDF’s, planilhas (Excel, .xls), arquivos de texto (Word, .txt), vídeos (mp4, avi, mov), imagens (jpg, png, tiff), aúdios (MP3, wave) - termos tão comuns e que você sabe muito bem que não estamos te xingando!

Vendo desse modo se torna até mais simples entender a real necessidade de se investir em digitalização, que nada mais é do que o processo de transformar arquivos físicos em digitais.

Destacamos alguns pontos bastante importantes e que dão ainda mais força a digitalização em nossa vida profissional e para os negócios.

Economia de tempo

Como já diz um velho e conhecido ditado, “tempo é dinheiro”, ainda mais na sociedade imediatista em que vivemos nos dias de hoje, onde o “agora” ou o “pra ontem” são termos que ganham cada vez mais força.  

Documentos digitalizados permitem o acesso à informação de forma muito mais rápida e prática, tomando muito menos tempo do profissional e possibilitando, inclusive, um melhor uso da informação, seja num atendimento ou para obter algum dado ou estatística importantes.

O que antes era feito em minutos hoje é feito em segundos, bastando apenas um comando para localizar o arquivo correto ou necessário, dentre milhares. A produtividade ganha cada vez mais espaço.

Compartilhamento da informação

Dentro do seu contexto, o e-mail foi uma das melhores ferramentas criadas para aumentar a produtividade e reduzir custos nas empresas. Antes, mensagens que dependiam de mensageiros físicos ou encontros presenciais para serem trocadas, hoje, com apenas alguns cliques permitem fechamento de negócios milionários entre países e empresas.

A grande sacada foi permitir que mensagens fossem encaminhadas de computador para computador em segundos, apenas se usando uma rede ou conexão. Atualmente esse conceito foi incorporado por outras ferramentas e dispositivos e ganhou muito mais força e versatilidade, pois com os tablets e smartphones, não há sequer a necessidade de estar em escritórios ou usando ou usando um computador especifico. Podemos acessar, editar e compartilhar arquivos digitais de qualquer lugar e com várias pessoas ao mesmo tempo.

Facilidade no manuseio

Procedimentos que tinham diversas etapas para serem concluídos, hoje em dia podem ser realizados paralelamente e por mais pessoas, proporcionado maior agilidade e assertividade.

Um exemplo bem prático dessa situação está numa simples venda, procedimento cotidiano das empresas, sejam vendendo produtos ou serviços. Os processos de um negócio continuam os mesmos, ou seja, ainda existem a venda em si, a geração do pedido (de compra ou serviço), a ordem de serviço ou retirada, a emissão de nota fiscal e entrega ou realização do mesmo, mas agora todos são feitos quase ao mesmo tempo, pois já na venda, a primeira etapa do negócio,  houve um procedimento digital que possibilitou que todos os outros setores começassem a agir paralelamente, sem ter a necessidade dos documentos físicos em mãos, o que possibilita um maior numero de vendas ou realização de serviços em menos tempo.

Organização e segurança

Documentos são peças base para empresas de qualquer porte ou segmento, pois são deles que saem informações para realizações, atividades, pesquisas e geração de dados, por exemplo. Deixar todos organizados não é mais uma tarefa árdua após a digitalização ter ganho força e espaço nas empresas.

Hoje em dia, ao invés de se deixar papéis amontoados em cima de mesas ou em armários, o arquivamento digital tornou tudo muito mais prático, pois possibilita que tenhamos tudo no computador ou em rede, para que mais pessoas tenham acesso ao seu conteúdo, sem ao menos tirar os originais do lugar.

Um bom scanner possibilita esse nível de organização já na digitalização desses documentos, enviando cada um deles para seu devido lugar em muito menos tempo.

Além disso, o nível de segurança, tanto no armazenamento em formato digital, quanto no uso das informações, se tornou maior. Nos dias de hoje, com um bom sistema de backup é quase impossível perder um documento, pois o físico pode perder, rasgar ou simplesmente ficar velho, mas o digital é eterno.

Sustentabilidade e redução de custo

Termo bastante em alta na sociedade moderna, até pelo péssimo uso que demos as reservas naturais nos últimos anos, desmatando e acabando com elementos e espaços fundamentais para vida humana, a sustentabilidade ganhou evidência após a digitalização de documentos ter se tornando mais comum, pois houve uma drástica redução no uso de papel, que já não é mais tão necessário para se produzir mais dos mesmos documentos, até porque um mesmo arquivo pode ser compartilhado infinitas vezes sem se gastar mais nada com isso.

Também de carona na digitalização veio a redução de custos, pois além de ter reduzido drasticamente o uso de papel, ainda possibilitou a redução de espaço para armazenamento do mesmo, já que armários e prateleiras foram substituídos por HD’s ou até pelo armazenamento em nuvem.

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