Como a Transformação Digital pode ajudar seu negócio.
Diante dos mais variados desafios enfrentados por empresas e negócios de qualquer porte e segmento, a Alaris, líder mundial em scanners e soluções em digitalização, organizou um estudo bastante interessante e elucidativo em termos de resultados, chamado “Captura de Informação: O Pilar para a Transformação Digital”, onde analisou a fundo empresas que estruturam e aquelas que não estruturam seu banco de informações, formado por todos os documentos e informações produzidos a partir ou para realização dos negócios, também conhecido como “Capital de Informação” de uma empresa.
Um fato que não se pode negar de maneira alguma é que, o trabalho em cima de um “Capital de Informação” baseado em papel é bastante ineficiente, desconectado, mais moroso, caro, menos seguro e menos assertivo acerca das informações coletadas. Listamos apenas 4 itens que fazem enorme diferença quanto a isso:
1) A localização manual de informações é muito ineficiente com relação aos resultados e qualidade dessa informação. O tempo gasto, por exemplo, para se localizar um documento, que pode nem ser a versão mais atual e correta, é muito grande, fora o risco de se perder documentos, se arquivar no lugar errado ou qualquer outra situação que o invalide.
2) A extração da informação de forma manual pode vir com erros ou falhas grosseiras e fatais, que podem influenciar ou alterar completamente uma análise, relatório ou tomada de decisão.
3) A análise manual das informações coletadas não chega nem perto de todas as possibilidades oferecidas por uma análise digital, até por que computadores conseguem fazer isso de forma muito mais rápida, segura e assertiva, apresentando inclusive mais arquivos e informações que auxiliem nesse processos.
4) Trabalhos manuais geram custos desnecessários - como resmas de papel, tonners, cartuchos de impressora, clipes, pastas, entre outros - para uma atividade que demora mais tempo para ser realizada, é menos segura em termos de resultados e menos completa em questão de qualidade de informação.
O famoso ditado “tempo é dinheiro” ganha cada vez mais força nos modelos de mercado e negócios que temos hoje em dia, onde não apenas a velocidade, mas também a qualidade da informação, influi diretamente nos resultados e satisfação de clientes, parceiros de negócio e até fornecedores e prestadores de serviço.
A digitalização e seus processos facilitadores fazem toda a diferença para os negócios, pois geram o que se pode chamar de “Informação em movimento”, que são aquelas melhor acessíveis, mais assertivas e seguras, proporcionando mais vantagens e ganhos em termos de resultados aos processos, sejam eles de início, meio ou fim, dentro do escopo de trabalho de uma empresa.
Dados impressionantes foram extraídos do estudo no tocante a eficiência, ou até excelência, que a digitalização proporciona aos mais variados segmentos de negócio. Empresas que estruturam seu “Capital de Informação” baseados em dados digitais, ou seja, aquelas que digitalizam e gerenciam eletronicamente seus documentos, reduzem em 17% o tempo gasto com operações manuais por semana, que dentre as 44 horas semanais de um funcionário da CLT, por exemplo, corresponde a 7 horas e 40 minutos semanais, o que representa quase um dia de trabalho perdido (ou ganho).
A Transformação Digital proporciona ainda um crescimento de 41% na produtividade, redução de 52% nos erros causados pelos processos manuais e também reduz o custo com material de escritório (papel, tonner, cartuchos de impressoras e outros) em 35%.
Diante de todos esse números tão positivos e de uma breve análise acerca de todas as vantagens que se obtém através da adoção do processo de Transformação Digital, fica fácil entender que o investimento na tecnologia de scanners, softwares de tratamento de imagens e gerenciamento eletrônico de documentos é ainda mais importante, pois não só melhora a rotina das empresas, como também sua capacidade de trabalho e qualidade de atendimento, se tornando um diferencial frente a concorrência. Processos operacionais mais eficientes geram clientes mais satisfeitos.
Sua empresa já trabalha com a digitalização e o gerenciamento eletrônico de documentos a seu favor? Ainda não?! Então passe a pensar nisso e em elevar o nível do serviço que oferece aos seus clientes.
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